Protection des renseignements personnels
Le Collège Durocher Saint-Lambert (« CDSL ») reconnait l’importance de protéger la vie privée et considère qu’il est d’autant plus important avec l’émergence des nouvelles technologies permettant la collecte, l’utilisation, la communication et les transferts de Renseignements personnels dans le cadre de l’exploitation de ses activités.
Le CDSL s’engage à respecter et à protéger la confidentialité des Renseignements personnels qu’il recueille des personnes suivantes :
a) Tous les élèves et représentants des élèves du CDSL;
b) Les représentants des fournisseurs de services passés, actuels et futurs du CDSL qui doivent fournir des Renseignements personnels pour établir une relation d'affaires avec lui;
c) Les employés passés, actuels et futurs du CDSL;
d) Toute autre personne physique dont les Renseignements personnels sont recueillis ou traités dans le cadre des activités du CDSL.
1- Quels Renseignements personnels collectons-nous?
Le CDSL collecte seulement les Renseignements personnels qui sont nécessaires pour les fins de ses activités, pouvant inclure des renseignements relatifs à votre identité, tels que vos nom, adresse, numéro d’assurance sociale, informations attribuables au dossier scolaire, informations démographiques, tels que votre sexe, votre âge, des informations fiscales, des informations relatives à l’exercice de prélèvements bancaires, des images captées par des caméras de surveillance, ainsi que des informations relatives à l’utilisation de nos sites Internet.
2- Pourquoi collectons-nous vos Renseignements personnels?
Le CDSL collecte utilise et communique vos Renseignements personnels pour les fins auxquelles vous avez consenties ou celles qui sont permises par la loi. Les fins pour lesquelles le CDSL collecte vos Renseignements personnels sont précisées au moment de la collecte, par exemple au moment où une personne complète une demande d’admission pour son enfant ou lorsque vous soumettez votre candidature pour travailler avec nous ou lors de la création de votre dossier d’employé. Vous pouvez nous demander ces informations en tout temps.
Voici des exemples de fins pour lesquelles le CDSL collecte vos Renseignements personnels:
- Vérifier si vous êtes admissible à nos programmes scolaires;
- Gérer l’admission des élèves;
- Gérer les dossiers employés;
- Valider l’admissibilité aux programmes d’aide financière;
- Confirmer votre identité, vérifier l’exactitude de vos Renseignements personnels et les mettre à jour;
- Prévenir, détecter et contrôler la fraude ainsi que les activités illégales;
- Rencontrer nos obligations réglementaires et légales;
- Communiquer avec vous par téléphone, par la poste ou par courriel;
- Gérer nos sites Internet et services en ligne, établir des tendances et des statistiques relatives à leur utilisation, évaluer leur performance et améliorer nos services;
- Personnaliser et adapter l’expérience de navigation à vos besoins;
- Proposer des sondages ciblés;
- Vous garder informé sur les nouvelles et événements à venir;
-
Assurer la sécurité des activités sur les lieux du CDSL, au moyen de caméras, en conformité avec les lois applicables et les procédures internes.
3- De quelles façons vos Renseignements personnels sont-ils collectés
Le CDSL limite la collecte des Renseignements personnels uniquement à ceux qui sont nécessaires pour les fins de ses activités.
Le CDSL recueille des Renseignements personnels des façons suivantes :
a) Directement auprès de vous :
La plupart des Renseignements personnels qui sont collectés sont ceux fournis directement, lors de :
- La transmission du formulaire d’admission;
- L’abonnement à une infolettre;
- L’authentification sur le portail COBA (camps d’été, cours d’été, etc.);
- La location d’espaces pour la tenue d’évènements ou de pratique sportive;
- Une demande de copies de bulletins CDSL et relevés de notes du MEES;
- Le dépôt d’une candidature à un poste disponible via la page Carrières.
b) Auprès de tiers
Le CDSL peut collecter également vos Renseignements personnels auprès de tiers avec votre consentement ou si la loi l’autorise à les collecter ainsi.
c) Par l’entremise du Site Web
Le CDSL peut également recueillir des informations relatives aux visiteurs de son site Web ou par le portail des services en ligne incluant l’identifiant de l’équipement informatique utilisé (adresse IP). Cette collecte se fait par l’utilisation de fichiers témoins de connexion communément appelés « cookies ». Le CDSL utilise des jetons témoins à des finalités analytiques, fonctionnels et de ciblage. Lorsqu’exigé, le CDSL sollicitera le consentement avant de collecter les informations.
4- Sous quelles conditions pouvons-nous collecter, utiliser et communiquer vos Renseignements personnels ?
Le CDSL s’assure que les Renseignements personnels qu’il collecte soient utilisés ou communiqués aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour lesquelles la personne concernée a consenti, à moins que cette dernière donne son consentement aux nouvelles finalités ou à moins d’exceptions prévues dans la loi.
Le CDSL s’assure également de limiter l’accès aux Renseignements personnels aux seules personnes ayant la qualité pour les recevoir lorsque ces Renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.
Consentement : À moins d’exceptions prévues dans la loi, pour pouvoir collecter, utiliser et communiquer les Renseignements personnels d’une personne, le CDSL s’assure d’obtenir son consentement en l’informant préalablement des éléments suivants :
- Des finalités pour lesquelles ses Renseignements personnels seront recueillis;
- Des différents moyens par lesquels ils seront recueillis;
- De son droit d’accès à ses Renseignements personnels, de son droit de les rectifier;
- Du nom des tiers à qui ils sont communiqués;
- De son droit de retirer son consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles.
Le CDSL s’assure également d’obtenir le consentement approprié en fonction de la nature du Renseignement personnel qu’il recueille et de l’utilisation qui en est faite.
Il ne sera, généralement, pas possible de retirer votre consentement à l’utilisation de vos Renseignements personnels pour la gestion et l’administration de nos services sans mettre fin à votre relation avec le CDSL.
Toute demande de retrait de consentement doit être communiquée au Responsable de la protection des Renseignements personnels en complétant le formulaire via le lien indiqué à la question 9.
5- Comment conservons-nous vos renseignements personnels et pendant combien de temps ?
Le CDSL s’assure de conserver les Renseignements personnels qu’il recueille pour une durée nécessaire afin d’accomplir les fins pour lesquelles ils ont été recueillis et conformément aux délais prévus au calendrier de conservation et selon toutes dispositions législatives applicables.
Vos Renseignements personnels sont généralement conservés au Québec. Il est toutefois possible que la communication de Renseignements personnels à certains fournisseurs de solutions technologiques entraîne le transfert de ceux-ci hors du Québec. Dans de tels cas, le CDSL valide au préalable les lois et les pratiques de protection des Renseignements personnels applicables dans la juridiction visée et s’assure d’une protection adéquate de vos Renseignements personnels.
Destruction et anonymisation : Lorsque les Renseignements personnels collectés ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, et que l’échéance de conservation est terminée, le CDSL s’assure de les détruire ou de les anonymiser, selon les procédures et processus définis et sécuritaires.
Un Renseignement personnel pourra être anonymisé seulement pour des fins sérieuses et légitimes. La procédure d’anonymisation devra être approuvée par le Responsable de la protection des Renseignements personnels afin de s’assurer que les meilleures pratiques ont été mises en place.
6- Comment assurons-nous la protection et la sécurité de vos Renseignements personnels ?
Le CDSL met en place des mesures de sécurité proportionnelles à la sensibilité des Renseignements personnels qu’il recueille afin de les protéger contre la perte et le vol et contre l’accès, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés, conformément à ses encadrements en matière de Sécurité de l’information. Ces mesures de sécurité comprennent des mesures organisationnelles, physiques et technologiques telles que la gestion des accès à ses locaux, ses systèmes, ses réseaux informatiques, de même que la protection de la vie privée et des Renseignements personnels.
Même si le CDSL applique une multitude de mesures de sécurité pour protéger adéquatement vos Renseignements personnels et réduire les risques d’atteinte à un niveau minimum, un risque demeure toujours présent et ne nous permet pas de garantir à 100 % que vos Renseignements personnels ne seront pas l’objet d’une atteinte à la confidentialité ou à l’intégrité en cas de violation de nos mesures de sécurité. Si vous avez des raisons de croire que des Renseignements personnels ont été compromis, veuillez compléter le formulaire dont le lien est disponible à la question 9.
7- Quels sont vos droits à l’égard de vos Renseignements personnels ?
Le CDSL respecte les droits qui vous sont reconnus par la loi à l’égard de vos Renseignements personnels et déploie des procédures permettant de traiter les demandes suivantes :
Accès et rectification des Renseignements personnels : Une personne concernée peut faire une demande en complétant le formulaire, disponible via le lien indiqué à la question 9, afin de consulter les Renseignements personnels collectés la concernant, pour en vérifier l’exactitude, pour en demander la rectification au besoin et pour connaitre les catégories de tiers à qui ils ont été communiqués, à moins d’exceptions prévues dans la loi.
Ces demandes seront transmises au Responsable de la protection des Renseignements personnels pour traitement conformément à la loi.
Traitement automatisé : Un traitement automatisé est un processus qui permet d’utiliser les Renseignements personnels d’une personne en vue d'analyser et de prédire son comportement, par exemple, pour déterminer ses besoins.
Dans la mesure où le CDSL met en place un processus de décision exclusivement fondé sur un tel traitement, le CDSL informe la personne concernée qu’elle fait l’objet d’un tel processus, de la décision qui a été rendue et de son droit de présenter ses observations à l’égard de cette décision. Une personne concernée peut, sur demande au CDSL, être informée des éléments suivants :
- Des Renseignements personnels utilisés pour rendre cette décision;
- Des raisons ayant mené à cette décision;
- De son droit de faire rectifier les Renseignements personnels utilisés pour rendre cette décision.
8- Qui est la personne responsable de la protection des Renseignements personnels?
Les coordonnées de la personne responsable de la protection des Renseignements personnels sont :
Geneviève Vincent, directrice des ressources humaines
857 rue Riverside
Saint-Lambert (Québec) J4P 1C2
Tél. : 450 465-7213, poste 3215
Courriel : responsable.rp@cdsl.qc.ca
9- Que faire si j’ai des préoccupations ou si je désire déposer une plainte au sujet du traitement de mes Renseignements personnels?
Une personne concernée peut poser des questions et soulever des préoccupations à l’égard de ses Renseignements personnels. Elle peut également déposer une plainte à la suite du non-respect des principes énoncés. Toutes questions, préoccupations ou plaintes devront être acheminées au Responsable de la protection des Renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la question 8 ou en complétant le formulaire disponible ici.